Quản lý công việc bằng biểu đồ Gantt

Quản lý công việc bằng biểu đồ Gantt, là một trong những công cụ phổ biến nhất được sử dụng trong quản lý dự án để mô tả các hoạt động khác nhau và hiển thị các mục tiêu rõ ràng so với thời gian dự kiến ​​hoàn thành, cũng như thời gian chính xác trong thực tế. Không giống như các phương pháp khác, biểu đồ Gantt sử dụng cách tiếp cận trực quan để hiển thị rõ các viêc sắp tới và thời gian được phân bổ cho sự tiến hành các việc này, và bước kế hoạch tiếp theo.

Tương tự như bất kỳ biểu đồ nào khác, các hoạt động được liệt kê ở phía bên trái, quy mô thời gian nằm ở trên cùng. Các thanh ngang được sử dụng để biểu diễn từng việc (với thông tin bổ sung như người được chỉ định), ngày bắt đầu chính xác của công việc liên quan đến các việc khác, thời lượng, cũng như ngày kết thúc dự kiến, mang đến cho mọi người một cái nhìn sâu sắc rõ ràng về tiến trình tổng thể. Biểu đồ cũng mô tả các việc phụ thuộc lẫn nhau, hay các việc được yêu cầu tiếp tục.

Hầu hết các biểu đồ và công cụ quản lý hiện đại sử dụng đường thẳng đứng hiển thị thời gian chính xác hiện tại, liên quan đến tất cả các phần nhỏ hơn, hiển thị chính xác tỷ lệ phần trăm hoàn thành mỗi việc tại một thời điểm nhất định.

Biểu đồ Gantt đầu tiên được Karol Adamiecki sử dụng vào năm 1896, gọi là biểu đồ hài hòa. Biểu đồ Gantt được biết đến rộng rãi ngày nay do Henry Gantt nghĩ ra vào khoảng giữa năm 1910 và 1915, sau đó mang tên ông ta. Ngày nay, nhiều phiên bản phức tạp hơn của biểu đồ Gantt được sử dụng, với tính năng theo dõi tự động và các công cụ quản lý khác.

Quản lý công việc bằng biểu đồ Gantt: Các vấn đề chính về quản lý dự án

• Đương nhiên, giống như bất kỳ công cụ quản lý dự án nào khác, biểu đồ Gantt có những sai sót của nó, nhưng hầu hết chúng được kết nối với lỗi của con người, chủ yếu xảy ra khi người ta sử dụng biểu đồ một cách không đầy đủ.
• Những nhược điểm thường được đề xuất nhất liên quan đến cấu trúc công việc – dự án ban đầu phải được chia thành từng bước và bước phụ. Thực hiện không đúng cách sẽ tạo ra một biểu đồ nghèo nàn, khi các dữ kiện bị khuyết thiếu, hoặc một số mốc quan trọng bị kết hợp mà lẽ ra chúng phải được tách biệt.

• Các dự án lớn hơn cũng có thể dẫn đến các biểu đồ khó hiểu. Chúng mất một đoạn quan trọng về chức năng ban đầu và có thể trở nên khá khó giải mã. Nếu giám sát tổng thể tốt về quy trình làm việc và giải thích rõ ràng về cách thực hiện từng bước thì có thể sửa chữa được lỗi này.
• Người quản lý dự án tốt sẽ tìm cách sử dụng các loại biểu đồ này để phát huy hết tiềm năng, đồng thời tránh được những lỗi mà chúng tôi đã đề cập ở đây.

A – Lời khuyên hữu ích để sử dụng biểu đồ Gantt tốt nhất

Vậy, làm thế nào để thiết kế một biểu đồ Gantt hoàn hảo? Ở đây, chúng tôi có vài lời khuyên thiết thực cho bạn, để đảm bảo mỗi dự án được hoàn thành một cách kịp thời, với ít độ lệch so với kế hoạch ban đầu nhất có thể.

Xem thêm bài: Lợi ích khi tự động hóa doanh nghiệp

1 – Đánh dấu ngày bắt đầu và ngày kết thúc của toàn bộ dự án

Bước đầu tiên và quan trọng nhất của mỗi dự án là xác định rõ ràng ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Chúng tôi thậm chí không cần phải nhấn mạnh tầm quan trọng của bước này, đặc biệt là ở đây, thời gian cần được chia nhỏ để tạo ra một quy trình làm việc tốt.

2 – Chia dự án thành các phần việc nhỏ và dễ tiến hành

Để tạo ra một biểu đồ Gantt tốt, bạn cần biết tất cả các quá trình liên quan, từ đầu đến cuối. Làm việc cùng với các đồng nghiệp của bạn để tìm và viết ra tất cả các hướng đi cần thiết, ngay cả trước khi bạn bắt đầu tạo biểu đồ; bắt đầu từ khía cạnh quan trọng nhất và từ từ đi vào từng chi tiết. Căn cứ vào khung thời gian dự kiến và nguồn nhân lực bạn có để suy nghĩ cách làm.

3 – Nhóm công việc hoặc làm việc với các phân nhóm công việc

Lợi ích lớn nhất của biểu đồ Gantt là chúng hiển thị trực quan toàn bộ dự án, vì vậy bạn có thể nhóm các việc khác nhau lại theo các tiêu đề cụ thể. Chỉ cần nhìn thoáng qua trên biểu đồ, mọi người biết cần phải làm gì và vào thời điểm nào. Nếu là dự án lớn, bạn thậm chí có thể phân chia nhỏ công việc để thực hiện khá tiện dụng.

4 – Trực quan bằng màu sắc khác nhau

Hình ảnh hóa có thể rất hiệu quả và là một trong những lợi thế lớn nhất của biểu đồ Gantt, đặc biệt là vì người ta có xu hướng cảm nhận mọi thứ tốt hơn khi chúng được trình bày với các màu khác nhau.

Bạn nên sử dụng các màu cho các cột mốc khác nhau, để mọi người có một bức tranh rõ ràng về những gì và khi nào cần được thực hiện (bạn hãy đánh dấu các việc liên quan cùng một màu). Mọi người có thể dễ dàng tìm thấy công việc của họ bằng cách đơn giản là tìm màu sắc riêng của họ.

5 – Xác định phụ thuộc

Xác định sự phụ thuộc giữa các phần việc là rất quan trọng, vì chúng thể hiện tầm quan trọng của từng bước và cách nó sẽ ảnh hưởng đến các phần việc khác trong biểu đồ. Điều này không chỉ là một yếu tố động lực, mà còn để giảm cơ hội xảy ra lỗi.

Người ta thường trình bày sự phụ thuộc bằng một mũi tên, chỉ rõ và xác định chuỗi các sự kiện, vì vậy mọi người sẽ biết thứ tự ưu tiên. Bằng cách đó bạn giảm thiểu cơ hội mọi người không bỏ qua nhiệm vụ chính trước khi tham gia vào các nhiệm vụ ít quan trọng, đảm bảo rằng mọi dự án đều được sắp xếp hợp lý một cách hoàn hảo.

B – Điều gì làm cho biểu đồ Gantt trở thành một giải pháp tuyệt vời

Biểu đồ Gantt thực sự là một giải pháp tuyệt vời cho các vấn đề quản lý dự án khác nhau, vì vậy hãy biết tại sao bạn nên sử dụng chúng để cải thiện các nỗ lực quản lý dự án.

Biểu đồ Gantt cho phép bạn xem phạm vi tổng thể của mọi dự án, vì tất cả các hoạt động và nhiệm vụ đều nằm trên một trang duy nhất. Bạn có thể theo dõi tiến độ và xem chính xác cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành. Bạn cũng có được một cái nhìn sâu sắc về khối lượng công việc của các thành viên nhóm cá nhân, và biết chính xác mọi người cần làm gì và làm vào lúc nào.

1 – Bạn có thể tìm và loại bỏ các nút cổ chai (chỗ bế tắc) trong quản lý dự án

Vì bạn có thể thấy rõ ràng sự phụ thuộc và các bên chịu trách nhiệm, bạn sẽ nhận diện và loại bỏ ngay lập tức bất kỳ vấn đề nào có thể xảy ra trước khi quá muộn. Một biểu đồ Gantt về cơ bản thực hiện tất cả các báo cáo cho bạn, vì vậy bạn sẽ tìm thấy các nút cổ chai trên biểu đồ và xử lý chúng một cách hiệu quả. Quá nhiều việc chồng chéo? Yêu cầu trợ giúp thêm, hoặc lên lịch lại một số việc phụ ít quan trọng.

2 – Bạn có thể phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả

Vì biểu đồ Gantt cung cấp cho bạn tổng quan về toàn bộ dự án và lịch biểu của nó, bạn có thể biết việc nào cần nguồn lực nào, từ đó phân bổ nguồn lực hiệu quả, loại bỏ thời gian và tiền bạc lãng phí.

3 – Tính minh bạch trong giao tiếp

Loại biểu đồ này giúp tăng cường giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm, cũng như các bên liên quan và khách hàng khác, vì mọi người có thể dễ dàng lưu lại tình trang hiện tại của dự án, xem mọi người cần làm gì và nó sẽ ảnh hưởng đến công việc của người khác như thế nào.

Biểu đồ Gantt thực sự là một trong những công cụ hiệu quả nhất được sử dụng để quản lý dự án, giúp cả người quản lý và nhân viên duy trì mức độ tổ chức cao, nhưng biểu đồ cũng đóng vai trò nhắc nhở liên tục về tầm quan trọng của từng bước và cách hành động của từng vấn đề. Tạo bước đi tốt trên biểu đồ Gantt là cực kỳ dễ dàng cho các dự án đơn giản, nhưng có thể là một hình thức nghệ thuật thực sự trong các liên doanh phức tạp hơn, tất cả phụ thuộc vào lượng trí tuệ đầu tiên đầu tư để thiết lập biểu đồ.

Biên dịch Minh Minh

Link gốc: Bitrix24